1. Celem procedury jest wprowadzenie jednolitych zasad obsługi reklamacji składanych przez Klientów korzystających z usług Habza Group Sp. z o.o.
2. Procedurę stosuje się do określenia trybu postępowania podczas przyjmowania reklamacji, terminów ich rozpatrywania, przeprowadzania oceny zasadności oraz udzielania odpowiedzi zgłaszającemu reklamację.
3. Pod pojęciem reklamacji rozumie się wystąpienie skierowane do Habza Group Sp. z o.o. przez Klienta, w którym Klient zgłasza zastrzeżenia dotyczące usług świadczonych przez Habza Group Sp. z o.o.
4. Reklamacje dotyczące usług świadczonych przez Habza Group Sp. z o.o. mogą być zgłaszane w formie:
   1. pisemnej – za pośrednictwem przesyłki pocztowej w rozumieniu art. 3 pkt 21 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe na adres siedziby Habza Group Sp. z o.o.: ul. Grójecka 1/3 02 – 019 Warszawa lub poprzez bezpośrednie złożenie w biurze w/w siedziby;
   2. elektronicznej – za pomocą poczty elektronicznej na adres: biuro@habza.com.pl.;
   3.  ustnej:
      1. telefonicznie przez kontakt pod nr tel. 22 428 48 02 w godzinach od 9:00 do 17:00, w dniach od poniedziałku do piątku;
      2. osobiście, w siedzibie Habza Group Sp. z o.o., do protokołu sporządzonego przez upoważnionego pracownika.
5. Reklamacja powinna zawierać:
   1. oznaczenie osoby składającej reklamację;
   2. dane kontaktowe (adres, numer telefonu, adres e- mail);
   3. opis zdarzenia, którego dotyczy;
   4. wskazanie zastrzeżenia co do usługi oferowanej przez Habza Group Sp. z o.o.;
   5. wskazanie oczekiwanego przez Klienta stanu po rozpatrzeniu reklamacji;
   6. numer umowy, której reklamacja dotyczy.
6. Habza Group Sp. z o.o. potwierdzi Klientowi otrzymanie reklamacji w formie odpowiadającej formie jej złożenia, nie później niż w ciągu 24h od chwili jej otrzymania.
7. Habza Group Sp. o.o. niezwłocznie po otrzymaniu reklamacji przystąpi do jej analizy. Dokona oceny zasadności reklamacji oraz zgodności wykonanej usługi z zawartą umową.
8. Rozpatrzenie prawidłowo złożonej reklamacji odbywa się wterminie nie dłuższym, niż 14 dni od dnia jej otrzymania. Za prawidłowo złożoną reklamację uważa się reklamację zawierającą wszystkie elementy niezbędne wskazane w pkt. 4  dostarczone do Spółki w sposób określony w pkt. 3.
9. W przypadku, gdy osoba składająca reklamacjęnie wskaże w złożonej reklamacji elementów niezbędnych, rozpatrzenie reklamacji zostanie wstrzymane do czasu uzupełnienia informacji, a termin jej rozpatrzenia liczony będzie od dnia, w którym stanie się ona kompletna.
10. Dopuszcza się możliwość wydłużenia terminu rozpatrywania reklamacji. W tej sytuacji Klient jest informowany przed upływem 14 dniowego terminu o przyczynie wydłużenia terminu i przewidywanym terminie udzielenia odpowiedzi na złożoną reklamację.
11. Habza Group Sp. z o.o. może zwrócić się do Klienta z prośbą o złożenie dodatkowych informacji w formie pisemnej lub dostarczenie dodatkowych dokumentów, jeżeli uzyskanie tych informacji będzie niezbędne do rozpatrzenia reklamacji.
12. Odpowiedź reklamację zostanie udzielona w formie właściwej dla jej złożenia, chyba że Klient wskaże inną formę.
13. W przypadku nieuwzględnienia reklamacji lub jej rozpatrzenia w sposób niezgodny z żądaniem Klienta, Klient może zwrócić się do Habza Group Sp. z o.o. z wnioskiem o ponowne jej rozpatrzenie w terminie 14 dni od daty otrzymania odpowiedzi na reklamację.
14. Dokumenty związane z rozpatrywaniem reklamacji są przez Habza Group Sp. z o.o. archiwizowane.